Budowanie środka trwałego – teoria i praktyka SAP
Na początek przypomnijmy sobie podstawy księgowości, a mianowicie rozplanowanie księgowania przyjęcia środka trwałego na kontach T-owych
Założyłam że płatność została dokonana z konta firmowego. W praktyce będzie to wyglądało następująco (dla uproszczenia pominę tutaj VAT):
A jak sytuacja wygląda w systemie SAP?
Koszty budujące środek trwały w budowie z faktur kosztowych ( 2), 3) ) księgowane są za pomocą Journal Entry (automatycznym journalem generowanym przez dział GL) na konto pośredniczące GL (General Ledger, konto księgi głównej), którego opis brzmi: Fixed Asset Settlement.
Z tego konta robi się przeksięgowanie na konto środków trwałych w budowie (AUC, Assets under construction). Tym, co umożliwia zaksięgowanie kwot z konta pośredniczącego na konto AUC jest podanie w journal entry numeru Internal Order (IO).
Internal Order niesie między innymi informację o numerze AUC na który księgujemy koszt. Numer IO będziemy widzieć w każdej linijce konta pośredniczącego o ile taka informacja zostanie przez dział GL wprowadzona.
Gdybyśmy chcieli to przełożyć z kont T-owych na SAP-a, operacje 2) i 3) z konta zobowiązań to właśnie przeksięgowanie z konta pośredniczącego GL na konto AUC, czyli tzw. settlement. Najprościej rzecz ujmując, settlement to przerzucanie wartości z faktur dotyczących budowanych środków trwałych, właśnie na konta AUC.
Jak zrobić settlement w SAP?
- Sprawdzamy co mamy na koncie pośredniczącym. W tym celu wchodzimy w transakcję FAGLL03 gdzie wpisujemy numer G/L account – konta pośredniczącego, company code a w sekcji Line Item Selection wybieramy checkbox All Items, wprowadzając posting date (datę księgowań) danego miesiąca który nas interesuje.
2. Gdy widzimy że istnieją wartości na koncie pośredniczącym, robimy settlement.
Wchodzimy w transakcję KO8G. Powinno nam wyskoczyć okienko pt. Set controlling area – ono prosi nas o podanie przyporządkowanego do company code obszaru biznesowego na który składa się m.in. układ kont. Na controlling area często składa się wiele company code, ale mogą one prowadzić rozliczenia w różnych walutach.
Podajemy więc controlling area, jest to zazwyczaj kilka znaków numerycznych i przechodzimy do transakcji. Wybieramy Selection Variant, czyli dla jakich numerów IO chcemy zrobić settlement, settlement period, czyli bieżący miesiąc roku fiskalnego (uwaga, może być inny gdy rok fiskalny nie pokrywa się z kalendarzowym) ,Fiscal Year oraz Processing type (w przypadku settlement będzie to Automatic.
W sekcji Processing Options wybieramy na początku Test Run i Detail List by zobaczyć poprawność danych i zatwierdzamy zielonym zegarkiem z lewego górnego rogu.
Pokaże nam się zestawienie szczegółów settlementu, gdy klikniemy w lewym górnym rogu na ikonkę trzech i (iii), zobaczymy najważniejsze dane włącznie z kwotą transferu.
Gdy dane się zgadzają cofamy się do pierwszej strony transakcji i odklikujemy Test Run. Zatwierdzamy zegarkiem z lewego górnego rogu.
Voila! właśnie zrobiliśmy settlement 🙂
Teraz sprawdzimy sobie czy został poprawnie zaksięgowany i kwota pojawiła się na AUC. Można to zrobić na 2 sposoby.
- Sposób dla uważnych, którzy zapamiętali numer IO z konta pośredniczącego
Wchodzimy w transakcję KO02, wpisujemy numer IO który był w settlemencie. Na górnym pasku wchodzimy w zakładkę Extras – Asset Under Construction. U góry mamy „Asset Values” – klikamy w ten napis. Oczom naszym ukaże się Asset Explorer, gdzie w sekcji Transactions powinniśmy znaleźć nasz zaksięgowany settlement.
Uwaga! Settlementy księgują się zazwyczaj z datą ostatniego dnia danego miesiąca.
2. Sposób dla tych którzy nie zapamiętali numeru IO – po prostu wychodzimy i raz jeszcze wchodzimy w transakcję FAGLL03. Jeśli znajdziemy tam same 0, znaczy że poprawnie wykonaliśmy settlement 🙂
Oczywiście na drodze do wykonania szczęśliwie settlementu jest kilka pułapek które nam to uniemożliwią, ale temu poświęcę osobny wpis. Kiedy już zrobimy wszystkie niezbędne settlementy na dany AUC, możemy przystąpić do tzw. kapitalizacji, czyli stworzenia docelowego środka trwałego i rozpoczęcia jego amortyzacji. O tym w kolejnym wpisie.