Pułapki na drodze do settlementu – czyli przeszkody w przerzucaniu kosztów na środek trwały w budowie
W trakcie robienia settlementu możemy napotkać kilka przeszkód które uniemożliwią nam jego zrobienie
Są to m.in.:
- Negatywne wartości które chcemy zaksięgować,
- Wykazywany w systemie brak elementów do zaksięgowania pomimo że widzimy że takie elementy istnieją,
- Mniejsza/większa wartość do zaksięgowania niż to wynika z danych na koncie pośredniczącym Fixed Asset Settlement.
Na początku przypomnijmy sobie (w uproszczeniu) co robimy księgowo poprzez settlement (zakładając że mamy fakturę zakupową od dostawcy i zobowiązanie z tego tytułu) :
Jak poradzić sobie z przeszkodami w toku przerzucania księgowań na środki trwałe w budowie?
1.W przypadku negatywnych wartości które chcemy zaksięgować, musimy wyrazić w systemie zgodę na chęć zaksięgowania takich wartości. W tym celu:
– przechodzimy do transakcji AS02,
– klikamy ostatnią zakładkę – Deprec. Areas,
– schodzimy na sam dół zakładki, do ikonki małej lupki w lewym dolnym rogu,
-wchodzimy w ikonkę i widzimy ustawienia dla danego środka trwałego/środka trwałego w budowie.
Gdy wejdziemy do sekcji Additional Specifications, znajdziemy tam checkbox: Neg.Vals Allowed – zaznaczamy go.
Przechodzimy na górę naszego okna i poruszamy się strzałkami zlokalizowanymi na górnym pasku przy opcji „Data for revaluation”, i za każdym razem zaznaczamy negatywne wartości w każdym obszarze. Gdy zaznaczymy już wszystkie checkboxy, klikamy niebieską dyskietkę na górnym pasku zatwierdzając zmiany. Teraz settlement powinien dać się wykonać bez błędów.
2. Czasami może zdarzyć się sytuacja, gdy wchodząc w transakcję FAGLL03 widzimy że istnieją elementy do zaksięgowania, mimo iż w transakcji KO8G nie są wykazywane.
Najczęściej towarzyszy temu dłuższy komentarz po zapuszczeniu tej ostatniej transakcji. Dzieje się tak najczęściej po zamknięciu danego okresu w części GL podczas gdy nie zdążyliśmy doksięgować elementów wrzuconych w końcówce okresu na konto pośredniczące settlementu, czyli w naszych księgach środków trwałych.
Jedyną możliwością jest tu otwarcie ksiąg GL dla danego company code (transakcja OB52). Po otwarciu elementy powinno dać się doksięgować,po zrobieniu czego można ponownie zamknąć księgi.
3. Mniejsza bądź większa wartość do zaksięgowania wynika zazwyczaj z pojawienia się na koncie pośredniczącym settlementu, w czasie w którym wykonujemy settlement, nowych elementów do zaksięgowania, dodatnich lub ujemnych kosztów. Te dodatkowe elementy sprawiają że saldo się zmniejsza lub powiększa.
W takich sytuacjach zazwyczaj wystarczy raz jeszcze wyjść i wejść w transakcję FAGLL03, po czym saldo powinno zostać zaktualizowane. Po tym możemy porównać wyniki z transakcji FAGLL03 i KO8G – czy są takie same.
Jeszcze jedna sytuacja z którą ostatnio miewam problemy pojawiła się po tranzycji (czyli przeniesieniu części środków trwałych z jednego company code na nowy). Zdarza mi się że transakcja KO8G nie wyłapuje niektórych Internal Orders które pojawiają się w FAGLL03 – ze względu na to że nie jest w stanie przyporządkować ich do żadnego wariantu w KO8G.
W przypadku kiedy z jakiegoś powodu nie można wykonać settlementu transakcją KO8G, można go zawsze wykonać wprowadzając pojedyncze IO w transakcji KO88. Należy tam wprowadzić period, fiscal year i pamiętać o wprowadzeniu Processing Type – Automatic. Transakcję tą omówię jeszcze we wpisie na temat kapitalizacji.
Po wykonaniu settlementu transakcją KO88, można sprawdzić w FAGLL03 czy elementy zniknęły (zostały zaksięgowane).